یکی از مهم ترین و حساس ترین بخش های کار در فرآیند اجرای مفاد قرارداد پیمانکاری، تهیه صورت وضعیت از کارکردهای انجام شده می باشد که تأمل و دقت در تهیه ی آن، قطعا از تضییع حقوق طرفین قرارداد جلوگیری بعمل آورده و موجب آن خواهد شد تا مبلغ کارکرد واقعی به پیمانکار پرداخت گردد. در آخر هر ماه شمسی، پیمانکار بایستی صورت وضعیت کارهای انجام شده از ابتدای کار تا آن تاریخ را طبق نقشه های اجرایی، دستور کارها، صورتمجلس و سایر مدارک و مستندات موجود اندازه گیری نموده و مقدار مصالح پای کار را نیز تعیین کند.
صورت وضعیت یعنی: گزارش ریز مقادیر انجام عملیات و مالی کردن آن به طور کامل به نام درخواست مالی دریافت وجه در قالب موضوع پیمان از بابت عملیات انجام شده و قیمتهای توافق شده. همانگونه که از نام آن بر می آید، صورت یا لیستی از وضعیت پروژه و مجموعه خدمات انجام شده، مصالح و مواد تهیه شده، حمل این مواد و مصالح، هزینه ساخت و ترکیب مواد و غیره می باشد. هر صورت وضعیت شامل مشخصاتی از پروژه و قرارداد و خلاصه متره همه آیتم های فوق به همراه برآورد ریالی آن طبق فهرست بهای مربوط به آن پروژه از زمان عقد قرارداد می باشد.
به طور کلی صورت وضعیت ها به ۴ نوع تقسیم می شوند:
۱- صورت وضعیت برآورد
نوعی از صورت وضعیت های ارائه شده با نام برآورد، در واقع تخمینی از حجم کلی برآورد ریالی کل پروژه توسط پیمانکار می باشد که می تواند در زمان انجام پروژه، در صورت قبول وی به عنوان مجری کار توسط کارفرما، از سوی پیمانکار به واحد پیمان و رسیدگی ارسال گردد.
۲- صورت وضعیت موقت
نوع دیگر صورت وضعیت ها، شامل صورت وضعیت تحویل موقت کار می باشد. هر پیمانکار در تقسیم بندی مالی پروژه خود در مدت زمان انجام قرارداد مختار است. بدین معنی که پیمانکار می تواند تمام پروژه را با استفاده از سرمایه شخصی خود انجام داده و سپس صورت وضعیت فعالیت های انجام شده را به کارفرما تحویل دهد و یا این صرف هزینه را به بخش های کوچکتری که بر اساس شناخت او از بازار و مصلحت اندیشی اقتصادی و یا توان مالی پیمانکار تعیین می شود، تقسیم نماید.در صورتی که پیمانکار این تقسیم بندی را به درستی انجام دهد و مطالبات مالی خود را طی چند صورت وضعیت مطالبه کند، هر صورت وضعیت به عنوان یک صورت وضعیت تحویل موقت نام گذاری می شود به این دلیل که پیمانکار، کار را تا مرحله مورد نظر خود به صورت موقت به کارفرما تحویل می دهد تا پس از پرداخت مطالباتش وارد فاز بعدی کار گردد.توصیه ای که در این واحد به پیمانکاران می شود ارائه مبالغ کمتر در تعداد بیشتری صورت وضعیت است، چرا که در صورت وضعیت های پرآیتم و با مبالغ بالا احتمال خط خوردن برخی آیتم ها بیشتر از صورت وضعیت های کم آیتم تر است.
صورت وضعیت های موقت ماهیانه که بدین ترتیب تنظیم گردیده و دارای امضاء نماینده پیمانکار و مهندس مشاور است، پس از بررسی، به کارفرما تسلیم شده و کارفرما پس از رسیدگی و کسر کلیه کسورات قانونی باقی مانده را به صورت چک به پیمانکار پرداخت می کند.
معمولاً این کسورات قانونی عبارتند از :
۱- جمع وجوهی که بایت صورت وضعیت های موقت ماهانه قبلی پرداخت شده است.
۲- ده درصد بابت کسور وجه الضمان (حسن انجام کار)
۳- اقساط پیش پرداخت
۴- علی الحساب بیمه، مالیات، عوارض شهرداری و غیره
۵- اقساط بهاء مصالح و لوازم تجهیزات تحویلی، از طرف کارفرما به پیمانکار
۶- هرگونه جرایم احتمالی، طبق مفاد شرایط عمومی پیمان
۷- کسور متفرقه دیگر که بر اساس مفاد شروط عمومی پیمان، بر عهده پیمانکاران است.
بنابراین صورت وضعیت موقت، شامل برآرود کارهای انجام شده تا آن تاریخ به علاوه مصالح پای کار می باشد. مقادیر گفته شده در صورت وضعیت موقت، جنبه علی الحساب داشته و مقدار واقعی آن، در صورت وضعیت قطعی مشخص می شود. البته نوع ردیف گفته شده، جنبه قطعی دارد.
۳- صورت وضعیت ماقبل آخر:
چون تهیه صورت وضعیت قطعی و رسیدگی به آن، مدت زمان زیادی به طول می انجامد، بنابراین برای دریافت هزینه عملیات باقی مانده، باید قبل از صورت وضعیت قطعی، یک صورت وضعیت تا حدودی واقعی در اواخر کار شامل کارکرد کلیه عملکردها از اول تا آخر پروژه تهیه شود. مبلغ این صورت وضعیت نزدیک به مبلغ صورت وضعیت قطعی خواهد بود.
۴- صورت وضعیت قطعی
چهارمین نوع صورت وضعیت ها، صورت وضعیت های تحویل قطعی هستند. هرگاه پیمانکار، آخرین صورت وضعیت خود را به منظور دریافت تمامی مطالباتش و برای تسویه حساب قرارداد و برچیدن کارگاه خود به کارفرما تحویل دهد، این صورت وضعیت به عنوان تحویل قطعی قلمداد خواهد شد.
بنابراین پیمانکار پس از عقد قرارداد و شروع کار در طی مراحل پیشرفت کار، صورت وضعیتهای موقت و پس از اتمام کار تحویل پروژه ، صورت وضعیت قطعی را به کارفرما ارائه میکند. مراحل تحویل صورت وضعیت و بررسی و پرداخت آن را میتوان چنین خلاصه نمود. ابتدا پیمانکار صورت وضعیت کارهای انجام شده را تهیه و به ناظر کار تحویل میدهد سپس ناظر پس از مطابقت صورت وضعیت با فهرست بها،قوانین و مقررات فنی و مستندات پیمان صورت وضعیت را رسیدگی مینماید و یا در صورت لزوم جهت رفع نواقص به پیمانکار عودت میدهد.
به محض آنکه تحویل موقت کلیه کارها انجام گرفت، پیمانکار اقدام به اندازه گیری و تهیه صورت وضعیت قطعی کارهای انجام شده خواهد کرد. مقادیر و اراقامی که در صورت وضعیت قطعی منظور می گردد، به تنهایی قاطع خواهد بود و یکی از مأخذ تصفیه قطعی پیمانکاران خواهد شد اگرچه بین آنها و مقادیر یا ارقامی که در صورت وضعیت های موقت منظور گردیده، اختلافاتی وجود داشته باشد. در این صورت وضعیت، اگر اشتباهی رخ دهد، غیرقابل برگشت خواهد بود. بنابراین باید دقت کافی نمود که کلیه دستورکارها و صورت جلسات، ضمیمه صورت متره ها شود.